REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W POWIATOWYM ZARZĄDZIE DRÓG W JAŚLE
W celu ustalenia jednolitych zasad udzielania zamówień publicznych w Powiatowym Zarządzie Dróg w Jaśle, uwzględniając postanowienia ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019), zarządza się co następuje:
POSTANOWIENIA OGÓLNE
§ 1
1. Regulamin reguluje sprawy dotyczące procedur planowania, przygotowania i prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w Powiatowym Zarządzie Dróg w Jaśle, zadania i tryb pracy komisji.
2. Regulamin ma zastosowanie do udzielenia zamówień o wartościach równych i przekraczających 130 000 złotych.
3. Zamawiający przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia
w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców oraz zgodnie z zasadami proporcjonalności i przejrzystości.
4. Zamawiający udziela zamówienia w sposób zapewniający:
1) najlepszą jakość dostaw, usług, oraz robót budowlanych, uzasadnioną charakterem zamówienia, w ramach środków, które Zamawiający może przeznaczyć na jego realizację oraz
2) uzyskanie najlepszych efektów zamówienia, w tym efektów społecznych, środowiskowych oraz gospodarczych, o ile którykolwiek z tych efektów jest możliwy do uzyskania w danym zamówieniu, w stosunku do poniesionych nakładów.
5. Postępowanie z zastrzeżeniem wyjątków określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.
6. Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy.
7. Czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia wykonują osoby zapewniające bezstronność i obiektywizm.
SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA
§ 2
1. Wyboru trybu i procedury udzielenia zamówienia określa się po ustaleniu szacunkowej wartości zamówienia.
2. Wartość szacunkowa zamówienia jest wartością netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT).
3. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług ustalone z należytą starannością.
4. Zamawiający nie może, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, zaniżać wartości zamówienia lub konkursu, lub wybierać sposobu obliczania wartości zamówienia.
5. Zamawiający nie może dzielić zamówienia na odrębne zamówienia, jeżeli prowadzi to do niestosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych, chyba że jest to uzasadnione obiektywnymi przyczynami.
6. Jeżeli zamawiający planuje udzielić zamówienia na roboty budowlane lub usługi w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych, wartością zamówienia jest łączna wartość poszczególnych części zamówienia.
7. W przypadku gdy zamawiający planuje nabycie podobnych dostaw, wartością zamówienia jest łączna wartość podobnych dostaw, nawet jeżeli zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania, lub dopuszcza możliwość składania ofert częściowych.
8. Jeżeli Zamawiający przewiduje udzielenie zamówień, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7 ustawy Prawo zamówień publicznych, przy ustalaniu wartości zamówienia uwzględnia się także wartość tych zamówień.
9. Wartość dynamicznego systemu zakupów stanowi łączna wartość zamówień objętych tym systemem, których zamawiający zamierza udzielić w okresie trwania dynamicznego systemu zakupów.
10. Wartość umowy ramowej stanowi łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w okresie trwania umowy ramowej.
11. Przy ustaleniu wartości zamówienia uwzględnia się największy możliwy zakres tego zamówienia z uwzględnieniem opcji oraz wznowień.
12. Ustalenia wartości zamówienia dokonuje się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są dostawy lub usługi, oraz nie wcześniej niż 6 miesięcy przed dniem wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane, z tym że w przypadku zamówień udzielanych w częściach powyższe terminy odnoszą się do wszczęcia pierwszego z postępowań. Jeżeli po ustaleniu wartości zamówienia nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenie, zamawiający przed wszczęciem postępowania dokonuje zmiany wartości zamówienia.
13. Szacunkową wartość zamówienia na usługi i dostawy ustala się przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod:
1) analizy cen rynkowych;
2) analizy wydatków poniesionych na podobne lub jednorodne zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia;
3) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących podobny lub jednorodny przedmiot zamówienia.
14. Przy szacowaniu wartości zamówienia na usługi i dostawy uwzględnia się art. 31 do 33 Ustawy prawo zamówień publicznych.
15. Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie:
1) kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na podstawie dokumentacji projektowej oraz specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót albo na podstawie planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane (Dz. U. 2019 r., poz. 1186 z późn. zm.);
2) planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym, jeżeli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych w rozumieniu ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane.
16. Przy obliczaniu wartości zamówienia na roboty budowlane uwzględnia się także wartość dostaw i usług oddanych przez zamawiającego do dyspozycji wykonawcy, o ile są one niezbędne do wykonania tych robót budowlanych.
17. Podstawą ustalenia wartości zamówienia na usługi lub dostawy powtarzające się lub podlegające wznowieniu w określonym czasie jest:
1) rzeczywista łączna wartość kolejnych zamówień tego samego rodzaju, udzielonych w ciągu poprzednich 12 miesięcy lub w poprzednim roku budżetowym lub roku obrotowym, z uwzględnieniem zmian ilości lub wartości zamawianych usług lub dostaw, które mogły wystąpić w ciągu 12 miesięcy następujących od udzielenia pierwszego zamówienia, albo
2) łączna wartość zamówień, których zamawiający zamierza udzielić w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze lub dostawie.
18. Jeżeli wszczęcie postępowania następuje: po upływie 3 miesięcy od daty ustalenia wartości zamówienia, w przypadku dostaw lub usług i po upływie 6 miesięcy od daty ustalenia wartości zamówienia, w przypadku robót budowlanych należy zweryfikować wartość zamówienia i w razie konieczności dokonać zmiany wartości zamówienia przed wszczęciem postępowania.
19. Zmiany wartości zamówienia dokonuje się również w przypadku gdy po ustaleniu wartości nastąpiła zmiana okoliczności mających wpływ na dokonane ustalenia.
20. Zmiana wartości zamówienia wymaga ponownego potwierdzenia środków finansowych, o którym mowa w § 5 ust. 3 pkt 2.
21. Komórka lub osoba wnioskująca o wszelkich zmianach wartości zamówienia informuje właściwą komórkę lub osobę prowadzącą postępowanie, o której mowa w § 5 ust.5, a jeżeli zmiana wartości zamówienia następuje przed wszczęciem postępowania, składa korektę wniosku.
PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH I PRZYGOTOWYWANIE POSTĘPOWANIA
§ 3
1. Wydatkowanie środków finansowych na realizację zamówień publicznych następuje w ramach planu finansowego jednostki, zwanego dalej „planem finansowym" oraz planu rzeczowo-finansowego jednostki.
2. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego można rozpocząć po potwierdzeniu zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia w danym roku i/lub na lata następne.
3. Zabezpieczenie środków finansowych, o którym mowa w ust. 2, następuje przez potwierdzenie na wniosku o wszczęcie postępowania, że niezbędne środki finansowe na realizację tego zamówienia w bieżącym roku zostały ujęte w planie finansowym na ten rok.
4. Zabezpieczenie środków finansowych, o których mowa w ust. 3 na realizację zamówienia, wymaga potwierdzenia tego faktu na wniosku o przeprowadzenie postępowania przez Głównego Księgowego, albo osobę przez niego upoważnioną.
§ 4
1. W Powiatowym Zarządzie Dróg w Jaśle udzielenie zamówienia publicznego realizowane jest w trybach i na zasadach określonych Ustawą prawo zamówień publicznych.
2. Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadza się na podstawie wniosku o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
3. Wniosek przygotowany jest przez komórkę wnioskującą lub pracownika jednostki.
4. Komórka lub osoba wnioskująca zobowiązana jest do przygotowywania i przekazywania wniosków do pracownika zajmującego się zamówieniami publicznymi, przy uwzględnieniu odpowiedniego wyprzedzenia czasowego umożliwiającego zapewnienie terminu realizacji zamówienia.
5. Złożenie Wniosku dla zamówienia klasycznego o wartości równej lub przekraczającej progi unijne poprzedza dokonanie analizy potrzeb i wymagań, o której mowa w art. 83 Ustawy prawo zamówień publicznych. Dokonana Analiza stanowi w takim przypadku załącznik do Wniosku.
6. Analiza potrzeb i wymagań będzie zawierała:
a) identyfikację potrzeby i zdefiniowanie okresu odniesienia na jaki planowane jest jej zaspokojenie,
b) badanie możliwości zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby z wykorzystaniem zasobów własnych oraz orientacyjnej wartości jej zaspokojenia tym sposobem;
c) rozeznanie rynku w celu ustalenia alternatywnych środków zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby oraz orientacyjnej wartości jej zaspokojenia tym sposobem;
d) rozeznanie rynku w celu ustalenia wariantów wykonania zamówienia oraz orientacyjnej wartości zamówienia dla każdego ze wskazanych wariantów;
e) w oparciu o przeprowadzone badanie wybór środka lub środków w celu zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby;
f) w przypadku gdy wybranym, w wyniku dokonania analizy, środkiem zaspokojenia zidentyfikowanej potrzeby będzie udzielenie zamówienia, dokonanie wyboru wariantu realizacji zamówienia; dla wybranego wariantu realizacji zamówienia dokonanie kolejnych analiz w celu wskazania:
i. możliwości podziału zamówienia na części,
ii. przewidywanego trybu udzielenia zamówienia,
iii. możliwości uwzględnienia aspektów społecznych, środowiskowych lub innowacyjnych w ramach zamówienia,
iv. ryzyk związanych z postępowaniem o udzielenie i realizacją zamówienia wraz ze wskazaniem możliwości ich zmniejszenia oraz propozycji ich podziału.
7. Analiza potrzeb i wymagań zostanie wykorzystana do opracowania dokumentów zamówienia, którego wszczęcie poprzedza.
§ 5
1. Wniosek o przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego powinien zawierać:
1) opis przedmiotu zamówienia i warunków udzielenia zamówienia (do sporządzenia opisu przedmiotu zamówienia mają zastosowanie art. 99-103 Ustawy prawo zamówień publicznych),
2) informację, czy w okresie 5 lat od udzielenia zamówienia, którego dotyczy wniosek przewidywane jest udzielenie zamówienia uzupełniającego dotyczącego przedmiotu zamówienia objętego wnioskiem,
3) informację czy w bieżącym roku udzielone było lub planowane jest udzielenie zamówienia tożsamego,
4) wartość zamówienia oraz przewidywany koszt zamówienia – ustalone zgodnie z zasadami określonymi w § 2, ze wskazaniem źródła finansowania zamówienia,
5) wnioskowany tryb udzielenia zamówienia wraz z podaniem podstawy prawnej, a w przypadku zamówienia z wolnej ręki wraz z uzasadnieniem faktycznym
6) wnioskowane warunki udziału w postępowaniu w zakresie zdolności do występowania w obrocie gospodarczym, uprawnień do prowadzenia określonej działalności gospodarczej lub zawodowej, sytuacji ekonomicznej i finansowej oraz zdolności technicznej lub zawodowej oraz wskazanie dokumentów wymaganych na potwierdzenie spełniania warunków,
7) proponowane kryteria oceny ofert,
8) projektowane postanowienia umowy, w tym propozycje dotyczące odpowiedzialności wykonawcy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie przedmiotu zamówienia, wysokości zabezpieczenia należytego wykonania umowy, termin realizacji zamówienia,
9) wskazanie osób do składu komisji,
10) w przypadku, gdy proponowanym trybem postępowania jest tryb negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki wskazanie potencjalnych wykonawców.
2. Do wniosku należy załączyć dokumenty mające znaczenie dla należytego przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, będące w dyspozycji komórki lub osoby wnioskującej.
3. Wniosek wymaga:
1) aprobaty: Dyrektora Powiatowego Zarządu Dróg w Jaśle, zwanego dalej w treści Regulaminu Dyrektorem Jednostki,
2) potwierdzenia zabezpieczenia środków finansowych na realizację zamówienia, o którym mowa w § 3 ust. 4.
4. Wniosek sporządza się według wzoru określonego w Załączniku Nr 1 do niniejszego Regulaminu.
5. Wniosek komórka lub osoba wnioskująca składa do komórki do spraw zamówień publicznych, a w przypadku braku komórki d/s zamówień publicznych do pracownika zajmującego się zamówieniami publicznymi, bez względu na wartość zamówienia.
6. Wniosek, który nie odpowiada warunkom określonym w ust. 1-4, zwracany jest do komórki wnioskującej.
§ 6
1. Procedura podejmowania decyzji o przeprowadzeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego uzależniona jest od wartości zamówienia wskazanej we wniosku.
2. Decyzja o przeprowadzeniu postępowania podejmowana jest po zaaprobowaniu wniosku przez Dyrektora lub osobę zastępującą Dyrektora.
3. Aprobata, o której mowa w ust. 2, dotyczy przede wszystkim zasadności i celowości udzielenia zamówienia, a zaopiniowanie dotyczy możliwości zastosowania proponowanej procedury udzielenia zamówienia w oparciu o obowiązujące przepisy i przedstawiony we wniosku stan faktyczny.
4. Za właściwe opisanie przedmiotu zamówienia, wskazanie oświadczeń lub dokumentów potwierdzających spełnienie przez przedmiot zamówienia wymagań zamawiającego oraz za prawidłowe ustalenie wartości zamówienia, a także rzetelne przedstawienie stanu faktycznego i wskazanie innych okoliczności istotnych dla wyboru trybu oraz warunków udzielenia zamówienia odpowiada komórka lub osoba wnioskująca.
§ 7
1. Zatwierdzenie treści specyfikacji warunków zamówienia, opisu potrzeb i wymagań, treści ogłoszenia o zamówieniu lub zaproszenia do udziału w postępowaniu dokonywane jest przez Dyrektora Jednostki.
2. W trakcie postępowania wszystkie decyzje w zakresie prowadzonej procedury, w szczególności dotyczące:
a) zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu publicznym,
b) zmiany treści specyfikacji i wzoru umowy,
c) odpowiedzi na pytania składane przez wykonawców,
d) przedłużenia terminu składania ofert,
e) przedłużenia terminu związania ofertą,
f) zmiany kryteriów oceny ofert,
g) wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu,
h) odrzucenia oferty,
i) unieważnienia postępowania, podejmowane są: zgodnie z kompetencjami określonymi w § 6 ust.2.
3. Decyzje dotyczące przedłużenia terminu składania ofert lub wystąpienia do wykonawców z wnioskiem o przedłużenie terminu związania ofertą podejmowane są zgodnie z kompetencjami określonymi w § 6 ust.2.
4. Jeżeli przedłużenie terminu składania ofert następuje w związku z modyfikacją specyfikacji, decyzja w sprawie przedłużenia terminu składania ofert podejmowana jest zgodnie z kompetencjami określonymi dla modyfikacji.
§ 8
1. Za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania w trybach określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych, odpowiada powołana przez Dyrektora Jednostki komisja przetargowa.
2. Powołanie komisji przetargowej nie wpływa na uprawnienie Dyrektora Jednostki do podejmowania wszelkich decyzji w zakresie prowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego.
3. Komisja przetargowa jest zespołem pomocniczym Dyrektora Jednostki, powoływanym do oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert, oraz do dokonywania innych, powierzonych przez Dyrektora Jednostki lub osobę upoważnioną, czynności w postępowaniu. Komisja Przetargowa dokonuje swoich czynności w oparciu o dokumenty zamówienia, w szczególności specyfikację warunków zamówienia albo odpowiednio w trybach negocjacyjnych opis potrzeb i wymagań.
4. Komisja przetargowa w szczególności przedstawia Dyrektorowi Jednostki lub osobie przez niego upoważnionej wyniki oceny wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofert oraz propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia.
5. Członków komisji, w tym przewodniczącego oraz sekretarza komisji, powołuje i odwołuje: Dyrektor Powiatowego Zarządu Dróg w Jaśle.
6. Komisja składa się z co najmniej 3 osób.
7. W przypadku, gdy dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania wymaga wiadomości specjalnych można powołać biegłych.
8. Biegłego powołuje Dyrektor Jednostki na wniosek przewodniczącego Komisji przetargowej.
9. Regulamin pracy komisji przetargowej stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
10. Komórka ds. zamówień publicznych przechowuje protokoły postępowania wraz z załącznikami w sposób zapewniający ich kompletność oraz brak możliwości nieuprawnionej zmiany przechowywanych dokumentów przez okres 4 lat od udzielenia zamówienia publicznego, a w przypadku zamówień publicznych finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu środków europejskich lub ze środków zewnętrznych, przez czas określony odrębnymi przepisami prawa. Po upływie okresu, o którym mowa w zdaniu pierwszym dokumenty przekazywane są do Archiwum Zakładowego.
11. Zmiany w składach komisji dokonywane są wyłącznie w przypadkach, gdy członek komisji:
1) podlega wyłączeniu wskutek zaistnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ust. 1 – 3 ustaw Prawo zamówień publicznych
2) nie może brać udziału w pracach komisji z powodu innej przeszkody.
§ 9
1. Wynik postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wymaga zatwierdzenia zgodnie z kompetencjami określonymi w § 6 ust. 2.
2. Zatwierdzenie wyników postępowania następuje poprzez stwierdzenie tego faktu w protokole postępowania.
3. Zatwierdzenie wyników postępowania oznacza przyjęcie i zatwierdzenie prac komisji i odpowiednio do wyniku: wybór najkorzystniejszej oferty, albo unieważnienie postępowania, w przypadkach przewidzianych w ustawie, z uwzględnieniem ust.2.
4. Jeżeli cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, komórka wnioskująca, po zawiadomieniu jej o tym fakcie przez komisję przetargową, może wystąpić do Dyrektora Jednostki o zwiększenie kwoty środków przewidzianych na to zamówienie w planie finansowym – w celu udzielenia zamówienia. Wniosek ten wymaga szczegółowego uzasadnienia i aprobaty Dyrektora Jednostki.
RAPORT Z REALIZACJI ZAMÓWIENIA
§ 10
1. Komórka wnioskująca sporządza raport z realizacji zamówienia, przekazując go niezwłocznie do Wydziału właściwego do prowadzenia postępowania o udzielnie zamówienia publicznego, w którym dokonuje oceny tej realizacji, w przypadku gdy:
1) na realizację zamówienia wydatkowano kwotę wyższą co najmniej o 10 % od wartości ceny ofertowej;
2) na wykonawcę zostały nałożone kary umowne w wysokości co najmniej 10 % wartości ceny ofertowej;
3) wystąpiły opóźnienia w realizacji umowy przekraczające co najmniej:
a) 90 dni, w przypadku zamówień na roboty budowlane o wartości równej lub przekraczającej wyrażoną w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro,
b) 30 dni, w przypadku zamówień o wartości mniejszej niż wyrażona w złotych równowartość kwoty dla robót budowlanych – 20 000 000 euro, a dla dostaw lub usług – 10 000 000 euro;
4) zamawiający lub wykonawca odstąpił od umowy w całości lub w części, albo dokonał jej wypowiedzenia w całości lub w części.
2. Raport z realizacji zamówienia, o którym mowa w ust. 1 zawiera:
1) wskazanie kwoty, którą wydatkowano na realizację zamówienia, oraz porównanie jej z kwotą wynikającą z szacowania wartości zamówienia oraz ceną całkowitą, podaną w ofercie albo maksymalną wartością nominalną zobowiązania zamawiającego wynikającą z umowy, jeżeli w ofercie podano cenę jednostkową lub ceny jednostkowe;
2) wskazanie okoliczności, o których mowa w ust. 1, oraz przyczyn ich wystąpienia;
3) ocenę sposobu wykonania zamówienia, w tym jakości jego wykonania;
4) wnioski co do ewentualnej zmiany sposobu realizacji przyszłych zamówień lub określenia przedmiotu zamówienia, z uwzględnieniem celowości, gospodarności i efektywności wydatkowania środków publicznych.
3. Komórka wnioskująca sporządza raport w terminie miesiąca od dnia:
1) sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo
2) rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej.
§ 11
1. W przypadku umów zawartych w sprawach zamówień publicznych dotyczących zamówień o wartości równej lub przekraczającej kwotę 130 000 zł (słownie: sto trzydzieści tysięcy złotych) netto komórka organizacyjna odpowiedzialna za realizację umowy w terminie nie późniejszym niż 25 dni od dnia sporządzenia protokołu odbioru lub uznania umowy za wykonaną albo rozwiązania umowy w wyniku złożenia oświadczenia o jej wypowiedzeniu albo odstąpieniu od niej przekazuje do komórki ds. zamówień publicznych Informacje o wykonaniu umowy.
2. Pracownik ds. zamówień publicznych, na podstawie Informacji, o której mowa w ust. 1, przygotowuje i zamieszcza w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenie o wykonaniu umowy.
3. Ogłoszenie o wykonaniu umowy zamieszcza się Biuletynie Zamówień Publicznych w terminie 30 dni od dnia wykonania umowy.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
§ 12
1. Przepisów Ustawy prawo zamówień publicznych oraz niniejszego regulaminu nie stosuje się do zamówień wyłączonych ze stosowania jej przepisów, o których mowa w art. 9-14 w/w ustawy i zamówień o wartościach nieprzekraczających kwoty 130 000 zł.
2. W sytuacji gdy w ciągu roku pojawi się nieprzewidziana wcześniej (przy planowaniu) potrzeba udzielenia zamówienia, wówczas należy traktować je jako nowe, odrębne zamówienie i jego wartość należy oszacować oddzielnie od zamówień już zaplanowanych.
§ 13
Regulamin wchodzi w życie z dniem podjęcia, z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2021 r.
Załącznik Nr 2 do Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Powiatowym Zarządzie Dróg w Jaśle
REGULAMIN PRACY KOMISJI PRZETARGOWEJ W POWIATOWYM ZARZĄDZIE DRÓG W JAŚLE
§ 1
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Regulamin komisji określa tryb pracy komisji powoływanej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
2. Komisja nie może dokonywać żadnych czynności prawnych, w szczególności składać oświadczeń woli w imieniu zamawiającego, chyba że uprawnienie takie wynika z regulaminu komisji lub regulaminu.
3. Komisja prowadzi prace zgodnie z przepisami ustawy oraz postanowieniami regulaminu udzielania zamówień publicznych i regulaminu komisji.
4. Komisja rozpoczyna działalność z dniem powołania.
5. Komisja kończy działalność z dniem podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego lub z chwilą unieważnienia postępowania, a jeżeli wniesiono odwołanie na decyzję o unieważnieniu postępowania – z chwilą jego ostatecznego rozstrzygnięcia.
§ 2
ORGANIZACJA PRACY KOMISJI
1. Prace komisji organizuje oraz kieruje nią przewodniczący, który ma w tym zakresie prawo wydawania poleceń członkom komisji.
2. Członkowie komisji wykonują zlecone im prace na posiedzeniach kolegialnych lub indywidualnie.
3. W razie krótkotrwałej nieobecności przewodniczącego zastępuje go sekretarz komisji.
4. Stanowisko komisji w sprawie wyboru najkorzystniejszej oferty podejmowane jest przy udziale przewodniczącego .
§ 3
OBOWIĄZKI CZŁONKÓW KOMISJI
1. Członkowie komisji wykonują powierzone im czynności rzetelnie, bezstronnie i obiektywnie.
2. Do obowiązków członków komisji należy w szczególności:
1) obecność na kolegialnych posiedzeniach komisji,
2) czynny udział w pracach komisji,
3) wykonywanie poleceń przewodniczącego komisji dotyczących prac komisji,
4) niezwłoczne informowanie przewodniczącego komisji o okolicznościach uniemożliwiających wykonywanie obowiązków członka komisji.
3. W przypadku nie wywiązywania się przez członka komisji ze swoich obowiązków, przewodniczący informuje o tym bezpośredniego przełożonego członka komisji.
§ 4
ZADANIA PRZEWODNICZĄCEGO
1. Przewodniczący kieruje pracami komisji.
2. Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:
1) odebranie od członków komisji pisemnych oświadczeń o zaistnieniu bądź braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ust.4 ustawy, a w przypadku stwierdzenia okoliczności uzasadniających wyłączenie członka komisji, poinformowanie o tym powołującego komisję,
2) wyznaczanie terminów posiedzeń komisji oraz ich prowadzenie,
3) przydzielania członkom komisji zadań do indywidualnego wykonania, w razie zaistnienia takiej potrzeby,
4) przedkładanie do zatwierdzenia lub akceptacji, zgodnie z kompetencjami określonymi w regulaminie, projektów dokumentów przygotowanych przez komisję,
5) nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
6) informowanie o problemach związanych z pracą komisji w toku postępowania o udzielanie zamówienia publicznego Dyrektora Jednostki,
7) wnioskowanie o powołanie biegłego.
3. Przewodniczący odpowiada za sprawną pracę komisji.
§ 5
ZADANIA SEKRETARZA KOMISJI
1. Sekretarz komisji prowadzi obsługę techniczno-organizacyjną komisji.
2. Do zadań sekretarza komisji należy w szczególności:
1) organizowanie - w uzgodnieniu z przewodniczącym - posiedzeń komisji i powiadamianie członków komisji o terminie i miejscu posiedzenia,
2) kompletowanie i dostarczanie wszystkim członkom komisji dokumentów na posiedzenie komisji,
3) dokumentowanie czynności podejmowanych przez komisję, w tym prowadzenie protokołu postępowania i sporządzanie notatek lub protokołów z posiedzeń kolegialnych komisji,
4) opracowywanie projektów dokumentów przygotowywanych przez komisję w zakresie zleconym przez przewodniczącego,
5) opracowywanie ogłoszeń wymaganych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
6) udostępnianie do wglądu protokołu postępowania wraz załącznikami,
7) sprawowanie pieczy nad protokołem, ofertami oraz wszelkimi innymi dokumentami związanymi z postępowaniem, w trakcie jego trwania.
3. Sekretarz komisji odpowiada za prawidłowość dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
§ 6
OŚWIADCZENIA O BEZSTRONNOŚCI I BRAKU SKAZANIA
1. Dyrektor Powiatowego Zarządu Dróg lub osoba przez niego upoważniona, członek komisji przetargowej oraz inne osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia po stronie zamawiającego lub osoby mogące wpłynąć na wynik tego postępowania lub osoby udzielające zamówienia podlegają wyłączeniu z dokonywania tych czynności, jeżeli zostały prawomocnie skazane za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, o którym mowa w art. 228–230a, art. 270, art. 276, art. 286, art. 287, art. 296, art. 296a, art. 297, art. 303 lub art. 305 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2020 r. poz. 1444 z późn . zm.), zwanej dalej „Kodeksem karnym”, o ile nie nastąpiło zatarcie skazania.
2. Oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1, składa się przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia.
3. Dyrektor Powiatowego Zarządu Dróg lub osoba przez niego upoważniona, członek komisji przetargowej oraz inne osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, po stronie Zamawiającego, lub mogące wpłynąć na wynik tego postępowania lub udzielające zamówienia podlegają wyłączeniu, jeżeli po ich stronie występuje konflikt interesów, o którym mowa w art. 56 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych.
4. Oświadczenie o istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 3, składa się niezwłocznie po powzięciu wiadomości o ich istnieniu, a oświadczenie o braku istnienia tych okoliczności nie później niż przed zakończeniem postępowania o udzielenie zamówienia.
§ 7
ODPOWIEDZIALNOŚĆ CZŁONKÓW KOMISJI
Członkowie komisji odpowiadają za ocenę ofert pod względem spełniania warunków przedmiotowych i pod względem formalno-prawnym.
§ 8
TRYB PODEJMOWANIA DECYZJI
1. Komisja podejmuje decyzje na posiedzeniach kolegialnych w obecności co najmniej połowy jej członków.
2. Decyzje komisji podejmowane są w drodze konsensusu członków komisji uczestniczących w posiedzeniach.
3. Jeżeli komisja nie może podjąć decyzji w drodze konsensusu, a podjęcie decyzji:
1) wymaga wiadomości specjalnych - przewodniczący występuje o powołanie biegłego, w trybie § 9 regulaminu komisji,
2) nie wymaga wiadomości specjalnych - przewodniczący zarządza głosowanie.
4. W przypadku, gdy opinia biegłego nie wskazuje jednoznacznie sposobu postępowania, przewodniczący występuje o powołanie kolejnego biegłego lub zarządza głosowanie.
5. Jeżeli w trakcie głosowania decyzja nie może być podjęta ze względu na równą liczbę głosów, rozstrzyga głos przewodniczącego.
6. Członek komisji nie zgadzając się z rozstrzygnięciami przyjętymi przez komisję, składa niezwłocznie pisemne uzasadnienie swojego stanowiska, lecz nie później niż na następnym posiedzeniu komisji, przewodniczącemu.
§ 9
BIEGLI
1. Jeżeli dokonanie czynności związanych z postępowaniem wymaga wiadomości specjalnych komisja może wystąpić z wnioskiem o powołanie biegłego.
2. Wniosek komisji powinien być podpisany przez przewodniczącego i zawierać przedmiot opinii oraz wskazanie odpowiedniej kandydatury na biegłego.
3. Wniosek o powołanie biegłego kieruje się do Dyrektora Jednostki.
4. Przepisy dotyczące wyłączenia członka komisji stosuje się do biegłego.
5. W przypadku, gdy opinia biegłego nie wskazuje jednoznacznie sposobu postępowania przewodniczący komisji występuje z wnioskiem do Dyrektora Jednostki Zamawiającego o powołanie kolejnego biegłego lub zarządza głosowanie komisji w sprawie dalszego sposobu jej postępowania.
6. Przepisy dotyczące odpowiedzialności, praw i obowiązków członków komisji stosuje się odpowiednio do powołanego biegłego.
§ 10
DOKUMENTOWANIE CZYNNOŚCI KOMISJI
1. Z każdego kolegialnego posiedzenia komisji sporządza się pisemną notatkę (protokół z posiedzenia komisji), stanowiącą załącznik do protokołu postępowania. Notatkę podpisują wszyscy członkowie komisji obecni na posiedzeniu. Członek komisji, któremu została zlecona indywidualnie do wykonania określona czynność, przedstawia swoje stanowisko na piśmie.
2. Członkowie komisji, którzy nie brali udziału w posiedzeniu, potwierdzają swoim podpisem przyjęcie do wiadomości treści postanowień podjętych przez komisję. Postanowienie § 7 ust.6 regulaminu komisji stosuje się odpowiednio.
3. W trakcie prowadzenia postępowania komisja sporządza pisemny protokół postępowania, posługując się odpowiednim ze względu na tryb postępowania i wartość zamówienia wzorem protokołu.
4. Przewodniczący komisji przedkłada protokół postępowania do zatwierdzenia zgodnie z kompetencjami określonymi w regulaminie.
§ 11
PRZYGOTOWANIE POSTĘPOWANIA
1. W zakresie przygotowania postępowania komisja lub odpowiednia komórka przygotowuje projekty dokumentów niezbędnych do wszczęcia postępowania i przekazuje do akceptacji zgodnie z kompetencjami określonymi w regulaminie.
2. Komisja przygotowuje w szczególności:
1) propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia,
2) projekt specyfikacji,
3) treść ogłoszenia o postępowaniu,
4) projekt zaproszenia do negocjacji w trybie negocjacji bez ogłoszenia lub do składania ofert w trybie zapytania o cenę, ze wskazaniem podmiotów, do których ma zostać skierowane zaproszenie,
5) projekt zaproszenia do negocjacji w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu, z którym mają być prowadzone negocjacje,
6) opracowanie dokumentacji, w tym dokumentów niezbędnych do wszczęcia postępowania, tj. projektu SWZ, OPiW, zaproszenia do składania ofert/ofert wstępnych/ofert ostatecznych, zaproszenia do dialogu lub zaproszenia do negocjacji lub projektu ogłoszenia o zamówieniu,
7) opracowanie wymaganych ustawą Pzp informacji dla Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
8) przeprowadzenie pogłębionej analizy możliwości uwzględnienia aspektów społecznych w postępowaniu - zgodnie ze wzorem określonym w Regulaminie udzielania zamówień publicznych,
9) opracowanie innych projektów dokumentów koniecznych do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
3. Ogłoszenie o zamówieniu sporządza na podstawie ustaleń komisji, sekretarz komisji.
§ 12
PROWADZENIE POSTĘPOWANIA DO OTWARCIA OFERT
W zakresie prowadzenia postępowania komisja:
1) udziela wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji, po uprzednim zaopiniowaniu przez Dyrektora Jednostki
2) przygotowuje projekt modyfikacji specyfikacji w razie zaistnienia takiej potrzeby
3) prowadzi negocjacje lub dialog z wykonawcami w przypadkach określonych ustawą.
§ 13
OTWARCIE OFERT
1. Komisja dokona otwarcia ofert niezwłocznie po upływie terminu składania ofert, nie później niż następnego dnia po dniu, w którym upłynął termin składania ofert.
2. Jeżeli otwarcie ofert następuje przy użyciu systemu teleinformatycznego, w przypadku awarii tego systemu, która powoduje brak możliwości otwarcia ofert w terminie określonym przez zamawiającego, otwarcie ofert następuje niezwłocznie po usunięciu awarii.
3. Zamawiający informuje o zmianie terminu otwarcia ofert na stronie internetowej prowadzonego postępowania.
4. Zamawiający, najpóźniej przed otwarciem ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informację o kwocie, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia.
5. Zamawiający, niezwłocznie po otwarciu ofert, udostępnia na stronie internetowej prowadzonego postępowania informacje o:
1) nazwach albo imionach i nazwiskach oraz siedzibach lub miejscach prowadzonej działalności gospodarczej albo miejscach zamieszkania wykonawców, których oferty zostały otwarte;
2) cenach lub kosztach zawartych w ofertach.
6. W przypadku ofert, które podlegają negocjacjom, Zamawiający udostępnia informacje, o których mowa w ust. 5 pkt 2, niezwłocznie po otwarciu ofert ostatecznych albo unieważnieniu postępowania.
7. Komisja przekazuje Prezesowi Urzędu informację o złożonych wnioskach o dopuszczenie do udziału w postępowaniu lub ofertach, nie później niż w terminie 7 dni od dnia otwarcia odpowiednio ofert, ofert wstępnych, ofert dodatkowych lub ofert ostatecznych albo unieważnienia postępowania zgodnie z art. 81 ustawy Prawo zamówień publicznych.
§ 14
BADANIE l OCENA OFERT
1. Komisja bada oferty złożone przez wykonawców w celu stwierdzenia, czy są zgodne z ustawą i specyfikacją warunków zamówienia i czy nie podlegają odrzuceniu na podstawie przepisów ustawy.
2. W trakcie procedury badania ofert Komisja w szczególności:
1) sprawdza czy złożone oferty zostały zabezpieczone wadium i czy zostały podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy,
2) występuje do wykonawców o wyjaśnienie treści złożonych ofert,
3) poprawia w tekście oferty oczywiste omyłki pisarskie oraz omyłki rachunkowe w obliczeniu ceny, uwzględniając konsekwencje rachunkowe dokonanych poprawek i niezwłocznie zawiadamia o tym wszystkich wykonawców, którzy złożyli oferty - po uprzednim zaopiniowaniu przez Dyrektora Jednostki.
4) ustala, czy oferta zawiera rażąco niską cenę i wnioskuje do osób wskazanych w pkt 3 o wystąpienie do wykonawcy o udzielenie wyjaśnień dotyczących elementów oferty mających wpływ na wysokość ceny, a następnie ocenia złożone wyjaśnienia,
5) przygotowuje uzasadnienie faktyczne i prawne odrzucenia ofert w przypadkach określonych ustawą.
3. Komisja ocenia oferty, które nie podlegają odrzuceniu, w celu wyboru oferty najkorzystniejszej.
4. W przypadku postępowania prowadzonego w trybie negocjacji z ogłoszeniem, po dokonaniu oceny ofert wstępnych komisja przygotowuje zaproszenia do negocjacji dla wszystkich wykonawców, których oferty nie podlegają odrzuceniu i przedkłada je do akceptacji, zgodnie z kompetencjami określonymi w regulaminie.
5. Ocena ofert odbywa się w oparciu o kryteria oceny ofert ujawnione w ogłoszeniu, specyfikacji lub zaproszenia do składania ofert oraz zgodnie z zasadami oceny ofert opisanymi w specyfikacji.
§ 15
WYBÓR OFERTY NAJKORZYSTNIEJSZEJ
1. Komisja przygotowuje propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej i kieruje do akceptacji zgodnie z kompetencjami określonymi w regulaminie.
2. Jeżeli cena oferty najkorzystniejszej przewyższa kwotę, jaką zamawiający przewidział na sfinansowanie zamówienia, komisja kieruje do Dyrektora Jednostki informację, że środki przewidziane w planie są niewystarczające do dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty.
3. Do czasu uzyskania odpowiedzi Dyrektora Jednostki, komisja wstrzymuje się z przedstawieniem propozycji dotyczącej sposobu rozstrzygnięcia postępowania.
4. W przypadku uzyskania informacji o braku możliwości przeznaczenia na sfinansowanie zamówienia kwoty wyższej niż przewidzianej w planie finansowym, komisja proponuje unieważnienie postępowania.
5. Jeżeli w postępowaniu, w którym jedynym kryterium oceny ofert jest cena, zostały złożone oferty o takiej samej najniższej cenie, komisja przygotowuje wezwanie do złożenia ofert dodatkowych i przedkłada je do akceptacji do Dyrektora Jednostki.
§ 16
WYNIK POSTĘPOWANIA
Komisja podpisuje protokół postępowania i przekazuje go wraz z projektem treści zawiadomienia kierowanego do wykonawców z podaniem informacji wymaganych przepisem art. 253 ustawy, do zatwierdzenia zgodnie z kompetencjami określonymi w regulaminie. Podpisany przez komisję protokół postępowania stanowi propozycję wyboru oferty najkorzystniejszej lub unieważnienia postępowania.
§ 17
POSTĘPOWANIE W PRZYPADKU WNIESIENIA ODWOŁANIA
1. Jeżeli wpłynie od Prezesa Izby Odwoławczej informacja o wniesieniu odwołania przez Wykonawcę, o której mowa w art. 514 ust. 2 ustawy Prawo zamówień publicznych:
1) komisja przekazuje Dyrektorowi Jednostki Zamawiającego kopię odwołania Wykonawcy wraz ze stanowiskiem komisji odnośnie każdego naruszenia wskazanego w odwołaniu;
2) w przypadku stwierdzenia przez Dyrektora Jednostki Zamawiającego zasadności przekazanego odwołania, komisja powtarza czynność albo dokonuje czynności zaniechanej, informując o tym Wykonawców w sposób przewidziany w ustawie Prawo zamówień publicznych.
2. Niezwłocznie po wniesieniu odwołania komisja:
1) przekazuje kopię odwołania Dyrektorowi Jednostki Zamawiającego;
2) przesyła, nie później niż w terminie 2 dni od dnia otrzymania odwołania przez Zamawiającego, Wykonawcom uczestniczącym w postępowaniu kopię odwołania wraz z wezwaniem do przystąpienia do postępowania odwoławczego oraz zamieszcza, w przypadkach określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych, kopię odwołania na stronie internetowej, na której zamieszczone jest ogłoszenie o zamówieniu lub są udostępnione dokumenty zamówienia.
3. Przy rozpatrywaniu odwołania komisja współdziała z radcą prawnym.
4. Projekt odpowiedzi na odwołanie jest przygotowywany przez komisję bez zbędnej zwłoki.
5. Komisja przedkłada Dyrektora Jednostki Zamawiającego projekt odpowiedzi na odwołanie oraz w przypadkach, o których mowa wart. 526 ust. 1 ustawy Prawo zamówień publicznych, projekt opozycji przeciw przystąpieniu Wykonawcy do postępowania odwoławczego.
6. Podpisaną przez Dyrektora Jednostki Zamawiającego odpowiedź na odwołanie lub opozycję przeciw przystąpieniu Wykonawcy do postępowania odwoławczego sekretarz komisji wysyła Prezesowi Krajowej Izby Odwoławczej chyba, że zostanie podjęta decyzja o nie wnoszeniu odpowiedzi na odwołanie.
7. Członkom komisji nie wolno wykonywać poleceń ani czynności, których wykonanie stanowiłoby przestępstwo, wykroczenie lub groziłoby niepowetowaną stratą nawet, jeżeli otrzymali takie polecenie na piśmie.
§ 18
ZAKOŃCZENIE PRAC KOMISJI
1. Komisja kończy działanie z chwilą wykonania ostatniej czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, co stanowi podstawę do zatwierdzenia protokołu postępowania przez Dyrektora Jednostki Zamawiającego.
2. Wątpliwości zaistniałe na tle interpretacji regulaminu rozstrzyga Dyrektor Jednostki Zamawiającego.