Regulamin udzielania Zamówień Publicznych do kwoty nie przekraczającej równowartości 130 000 zł w Powiatowym Zarządzie Dróg w Jaśle
Regulamin opracowano na podstawie następujących przepisów prawnych:
1. Ustawa z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych /t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 2019 z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych /t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 869 z późn. zm.).
§ 1
1. Niniejszy Regulamin określa zasady udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane, wyłączonych z obowiązku stosowania ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r., poz. 2019) – zwanej dalej ustawą p.z.p. z uwagi na próg określony w art. 2 ust. 1 pkt 1) tejże ustawy, zwanych w dalszej treści "zamówieniami".
2. Zamówienia, których wartość szacunkowa nie przekracza w skali roku równowartości kwoty 130 000 zł, mogą być dokonywane w sposób określony w niniejszym regulaminie, z pominięciem trybów określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych
3. Określenie wartości szacunkowej zamówienia powinno nastąpić z zachowaniem zakazu dzielenia zamówień oraz zaniżania wartości zamówień w celu uniknięcia stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.
4. Z zapotrzebowaniem na roboty budowlane, dostawy i usługi występują pracownicy z poszczególnych Komórek Organizacyjnych z własnej inicjatywy lub na wniosek Dyrektora jednostki, zwracając się o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia do Dyrektora jednostki na druku, którego wzór stanowi Załącznik Nr 1 do Regulaminu.
5. Decyzję o dokonaniu wydatku podejmuje Dyrektor jednostki bądź osoba zastępująca Dyrektora jednostki po zaakceptowaniu zapotrzebowania przez Głównego Księgowego.
§ 2
1. Niniejszego regulaminu nie stosuje się do zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza równowartości kwoty 5 000,00 zł brutto.
2. Pracownik odpowiedzialny za realizację zamówienia obowiązany jest w szczególności do dokonania wydatku w sposób celowy i oszczędny z zachowaniem zasady należytej staranności i uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, po przedłożeniu i zaakceptowaniu przez Dyrektora jednostki i głównego księgowego Wzór zapotrzebowania stanowi załącznik Nr 2 do Regulaminu.
3. Pracownik zajmujący się zamówieniami publicznymi prowadzi rejestr zamówień zatwierdzonych do realizacji.
4. Dokumentem potwierdzającym udzielenie zamówienia jest dowód księgowy lub umowa.
§ 3
1. Dla zamówień których wartość szacunkowa zawiera się w granicach 5 000 zł – 20 000 zł brutto stosuje się formę rozeznania rynku prowadzonego w formie sondażu telefonicznego, internetowego lub pisemnego, np. faksem lub mailem oraz na podstawie wszelkich możliwych źródeł informacji np. katalogów cenowych, wcześniej zawartych umów.
2. Z rozeznania rynku w dowolnie wybranej formie pracownik merytoryczny sporządza notatkę służbową. Wzór notatki stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.
3. Zamówienia udziela się w formie pisemnej umowy.
§ 4
1. Zamówień o wartości szacunkowej powyżej 20 000 zł brutto do kwoty stanowiącej równowartość 130 000 zł netto dokonuje się na podstawie zasad wyboru oferty określonych w § 5 niniejszego Regulaminu.
§ 5
1. Zamówienia o których mowa w § 4 ust. 1 niniejszego Regulaminu dokonywane są przez stanowisko ds. zamówień publicznych.
2. Pracownicy odpowiedzialni za realizację zamówienia składają w formie pisemnej zapotrzebowanie na realizację zamówienia.
3. Do zapotrzebowania, którego wzór stanowi załącznik Nr 2 do Regulaminu, pracownicy zobowiązani są dołączyć (w zależności od rodzaju zamówienia): dokładny opis przedmiotu zamówienia wraz z propozycją terminu realizacji:
• W przypadku robót budowlanych – przedmiar robót lub kosztorys inwestorski,
• W przypadku wycinki drzew – zestawienie drzew do wycinki z wszystkimi niezbędnymi parametrami i lokalizacją oraz kserokopie decyzji zezwalającej na wycinkę z podziałem na drogi,
• W przypadku zakupu części lub materiałów, dostawy – zestawienie ilości i charakterystyka,
• W przypadku remontów bądź zakupu nowego sprzętu – dokładne opisy i parametry oraz wymagania.
4. Na podstawie zapotrzebowania przedstawionego przez pracowników, osoba zajmująca się zamówieniami publicznymi sporządza wniosek o udzielenie zamówienia publicznego według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 1 do Regulaminu Sporządzając wniosek należy podać przedmiot zamówienia w sposób jednoznaczny i wyczerpujący.
5. Przed zatwierdzeniem przez Dyrektora jednostki, wniosek o udzielenie zamówienia publicznego należy przedłożyć do głównego księgowego celem uzyskania potwierdzenia posiadania albo zabezpieczenia środków finansowych, a następnie należy nadać Nr sprawy.
6. Decyzję o dokonaniu wydatku podejmuje Dyrektor jednostki bądź osoba zastępująca Dyrektora jednostki po zaaprobowaniu wniosku przez Głównego Księgowego.
7. Zaproszenie do składania ofert odbywa się w drodze zapytania ofertowego kierowanego do wykonawców w formie pisemnej osobiście, drogą pocztową lub elektroniczną (e-mail lub faks).
8. Zapytania ofertowe kieruje się do co najmniej 3 wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia o ile na rynku istnieje 3 potencjalnych wykonawców danego zamówienia. W przeciwnym razie zapytanie ofertowe kieruje się do mniejszej liczby wykonawców. Wzór zapytania ofertowego stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu.
9. Kryterium wyboru oferty stanowi co do zasady cena.
10. W uzasadnionych przypadkach kryterium wyboru oferty mogą stanowić również inne kryteria. W takim przypadku w zaproszeniu do składania ofert zostaną określone kryteria ofert oraz ich waga.
11. Wykonawca jest zobowiązany do złożenia oferty w terminie i miejscu określonym przez Zamawiającego, przesyłką pocztową, za pośrednictwem kuriera, faksem lub pocztą elektroniczną. O dacie złożenia oferty decyduje data wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. Wzór oferty stanowi załącznik Nr 5 do Regulaminu.
12. Jeżeli wysłano zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców a otrzymano w jego wyniku tylko jedną ofertę, Zamawiający może uznać tę ofertę za korzystną.
13. Jeżeli wysłano zapytanie ofertowe do co najmniej 3 potencjalnych wykonawców a nie otrzymano żadnej oferty dopuszcza się zawarcie umowy z wykonawcą wybranym bez zachowania procedury określonej w niniejszym paragrafie, po przeprowadzeniu negocjacji wszystkich warunków umowy.
14. Dopuszczalne jest prowadzenie negocjacji z wykonawcami. Z przeprowadzonych negocjacji sporządza się notatkę służbową.
15. Zamawiający zobowiązany jest rozpatrzeć wszystkie oferty zgłoszone w wymaganym terminie. Rozpatrzeniu podlegają także oferty złożone przez wykonawców, do których nie zostało skierowane zapytanie ofertowe. Wybór oferty zatwierdza Dyrektor jednostki.
16. Zamówienia udziela się w formie umowy w formie pisemnej.
17. Wykonawca będzie związany ofertą przez okres 30 dni od daty składania ofert. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
18. Otwarcie ofert jest niejawne
19. Zamawiający poprawi w ofercie :
- oczywiste omyłki pisarskie,
- oczywiste omyłki rachunkowe, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek:
- jeżeli obliczona cena nie odpowiada sumie cen za części zamówienia, przyjmuje się, że prawidłowo podano ceny za części zamówienia,
- w przypadku obliczenia wartości podatku VAT – jeżeli wartość wynagrodzenia brutto Wykonawcy nie odpowiada iloczynowi wartości netto i stawki podatku VAT, przyjmuje się, że prawidłowo podano wartość netto i stawkę podatku VAT,
- w przypadku obliczenia wartości brutto – jeżeli wartość brutto nie odpowiada sumie wartości netto i kwoty podatku VAT, przyjmuje się, że prawidłowo podano wartość netto i wartość podatku VAT, jeżeli cenę za zamówienie podano rozbieżnie słownie i liczbą, przyjmuje się, że prawidłowo podano ten zapis, który odpowiada dokonanemu obliczeniu ceny.
19. Wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą zostanie niezwłocznie powiadomiony o tym że oferta jego została poprawiona.
20. O wyborze oferty Zamawiający zawiadomi pisemnie telefonicznie, faxem, lub drogą elektroniczną (e-mail).
§ 6
1. Przebieg oraz wyniki postępowania o którym mowa w § 5 dokumentuje się w formularzu wyboru oferty. Wzór formularza wyboru oferty stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Regulaminu.
2. Po zakończeniu procedury wyboru oferty strony zawierają umowę określającą prawa i obowiązki stron.
3. Po zastosowaniu procedury o której mowa w § 5 Regulaminu, umowa kierowana jest do Głównego Księgowego lub osoby przez niego upoważnionej, celem wstępnej kontroli w rozumieniu Ustawy o finansach publicznych.
4. Zamawiający dopuszcza możliwość unieważnienia postepowania lub odstąpienia od zawarcia umowy w każdym czasie bez podania przyczyny.
5. Zamówień o wartości powyżej 5 000 zł netto udziela się w formie umowy pisemnej.
§ 7
1. Zamawiający dopuszcza wybór Wykonawcy z pominięciem procedur określonych w § 3, § 4, § 5 i § 6 ust. 1 niniejszego Regulaminu, w następujących przypadkach:
1) jeżeli zachodzą przyczyny techniczne powodujące, że istnieje jedyny wykonawca przedmiotu zamówienia,
2) przedmiot zamówienia z przyczyn wynikających z ochrony praw wyłącznych może być uzyskany tylko od jednego wykonawcy,
3) zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia (awaria, sytuacja wymagająca natychmiastowej wymiany, naprawy, zabezpieczenia, zakup itd.),
4) występują inne przyczyny takie jak np. ekonomiczne, organizacyjne, gospodarcze, techniczne, faktyczne lub społeczne powodujące, że w danych okolicznościach zamówienie może zrealizować jeden wykonawca.
11. Przepis ust.1 dotyczący możliwości odstąpienia od konkurencyjnych procedur stosuje się odpowiednio do zamówień udzielanych na wykonanie zakupu: odzieży roboczej i ochronnej, obuwia, materiałów biurowych i gospodarczych, konserw, wody, herbaty, mydła, ręczników, środków czystości, pasty BHP, cementu, betonu oraz opłat abonamentowych jeżeli ich wartość nie przekroczy w roku budżetowym kwoty 130 000 złotych pod warunkiem uzyskania pisemnej zgody Dyrektora na odstąpienie od stosowania konkurencyjnych procedur określonych w §3 - §6 niniejszego Regulaminu. Przepisy ust. 2 i ust. 3 stosuje się odpowiednio.
2. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.
3. Udzielenie zamówienia w trybie ust. 1 wymaga uzasadnienia potrzeby na piśmie w zakresie wykazania jednej z przesłanek określonych w ust. 1 pkt 1-4.
§ 8
Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania, z mocą obowiązującą od dnia 1 stycznia 2021 r.